Samlet set, er opgaven reduceret med flere måneders arbejde og medarbejdernes indsats er nu udelukkende en kontrolfunktion. Processen har åbnet mine øjne op for mulighederne med software robotter. Det er smart og jeg kan se mange andre områder, hvor vi kan hente gevinster for hele organisationen.
– Niels Joensen, Farmaceut
Automatisk opdatering af 6.000 produkter
Når man arbejder med medicin, kan det være livsvigtigt, at data er korrekte og opdaterede. Derfor skal dataindsamling ske præcist og hurtigt. Det er en udfordring for alle apoteker, når data skal hentes fra mange forskellige eksterne systemer og samkøres. Apoteksvæsnets (Apoteksverkið) eksperter skal sikre datakvalitet, rigtighed og ikke spilde tid på fremskaffelse og indtastning. Indsamling og indtastning af data håndteres nu af en administrativ robot.
Overgang til ny elektronisk journalsystem på Færøerne
I forbindelse med overgang til nyt patientjournalsystem på Færøerne, skulle medarbejderne hos Apoteksvæsnet manuelt indhente og indtaste en lang række data om styrke, dosering og håndtering for ca. 6.000 medikamenter. Processen er tung og tidskrævende, fordi data skal indhentes fra mange forskellige systemer, kontrolleres og indtastes for hvert enkelt produkt. Det er ikke en optimal anvendelse af personalets kompetencer og tid, hvorfor processen var en oplagt kandidat til automatisering.
For at udnytte ressourcerne optimalt, har Apoteksvæsnets nu automatiseret størstedelen af den tidligere tunge manuelle proces. Det sker ved hjælp af en administrativ robot – også kendt som en digital assistent eller en software robot.
Robotter indsamler og bearbejder data
Robotten indhenter data fra flere forskellige kilder som Promedicin, Lægemiddelstyrelsen, EMA, IV-vejledninger m.fl. Herefter bearbejdes data ud fra en række regler og prioriteringer som Apoteksvæsnets eksperter har opstillet. Robotten arbejder 100% ensartet, hurtigt og giver medarbejderne et meget effektivt redskab i kvalitetskontrollen pr. produkt. Efter den menneskelig godkendelse overtager robotten igen og indtaster de endelige resultater i det elektroniske journalsystem.
Den langsomme proces omkring indhentning af relevante data for hvert enkelt medikament, der forventedes at tage medarbejderne hos Landsapoteket flere måneder at gennemføre, sker nu i løbet af timer.
Med denne løsning sikrer Apoteksvæsnet sig, at data altid er opdaterede og retvisende for brugerne af journalsystemet. Det giver tryghed for alle parter og er samtidig en meget mere optimal udnyttelse af medarbejdernes tid.
Prioritering og udvælgelse af velegnede opgave, der kan automatiseres, sker i tæt samarbejde mellem Apoteksvæsnet og Witrics. Et samarbejde, hvor der fokuseres på at skabe værdi gennem holdbare arbejdsgange og effektive løsninger.
