Sixt Danmark håndterer hvert år tusindvis af administrative sager relateret til deres flåde – fra ind- og afregistrering af biler til bøder, afgifter og internationale henvendelser.
Med en stor og dynamisk bilflåde er effektiv drift afgørende. Men tidligere var en væsentlig del af processerne manuelle og tidskrævende – og de eksisterende automatiseringer var ikke stabile nok til at skabe reel værdi.
I dag er store dele af arbejdet automatiseret med en kombination af AI og RPA – og det har ændret både effektiviteten og fundamentet for at skalere forretningen.
En forretning med mange gentagne processer
Sixt Danmark opererer med omkring 3-4.000 biler og håndterer løbende store udsving i flåden. Det betyder tusindvis af registreringer og administrative opgaver hvert år, både internt og i relation til myndigheder.
Samtidig modtager virksomheden dagligt et stort antal henvendelser i form af bøder, afgifter og dokumentation, som hver især kræver individuel behandling.
Tidligere blev disse opgaver håndteret manuelt:
- E-mails blev åbnet og vurderet enkeltvis
- Data blev udtrukket og registreret manuelt
- Sager blev koblet til bil og lejemål
- Processer blev håndteret i flere systemer
Alene i 2025 modtog Sixt mellem 7-8.000 parkeringsbøder, som hver tog mindst tre minutter at behandle.
Det samlede tidsforbrug løb op i flere hundrede timer årligt på opgaver uden direkte forretningsværdi.
Udfordringen: Manglende stabilitet og begrænset skalering
Sixt havde allerede erfaring med automatisering, men oplevede, at løsningerne ikke fungerede stabilt i praksis.
Jonas Kamp-Jensen, IT Project Manager hos Sixt, forklarer: “Der var meget stort udfald i hvor godt de fungerede… automatiseringen var i realiteten ofte nede.”
Det skabte både frustration i organisationen og manglende tillid til teknologien.
Samtidig var ambitionen større end blot at få eksisterende processer til at fungere. Sixt ønskede en løsning, der kunne udvides og skaleres på tværs af forretningen.
Løsningen: Automatisering med AI og RPA
I samarbejde med Witrics blev der etableret en samlet automatiseringsløsning, der kombinerer automatisering og AI-baseret document understanding.
Løsningen håndterer i dag hele processen omkring bøder og afgifter:
- Indbakken overvåges automatisk
- E-mails og dokumenter klassificeres efter type
- Relevante data udtrækkes automatisk
- Den korrekte proces startes afhængigt af sagstype
- Data samles struktureret og klar til videre behandling
Ved fartbøder håndteres billedmateriale automatisk med kryptering, så GDPR overholdes.
Derudover er centrale driftsprocesser automatiseret, herunder ind- og afregistrering af biler samt datadeling med internationale systemer.
Hurtig implementering med begrænset involvering
En væsentlig del af værdien har været hastigheden og enkelheden i implementeringen.
Nye automatiseringer kunne udvikles på få dage og sættes i drift inden for få uger – uden tunge projekter eller omfattende interne ressourcer.
“Vi kunne være i drift indenfor 2–3 uger… og det var vi meget overraskede over.” – Jonas Kamp-Jensen, IT Project Manager.
Implementeringen krævede typisk kun:
- En kort gennemgang af processen
- Optagelse og dokumentation
- Løbende sparring og test
Resultater: Mindre manuelt arbejde og bedre datakvalitet
I dag kører en stor del af processerne fuldautomatisk – også uden for arbejdstid.
Det betyder, at sagerne allerede er behandlet, når medarbejderne møder ind.
De konkrete resultater er tydelige:
- Tusindvis af sager håndteres automatisk
- 375+ arbejdstimer sparet årligt (kun på parkeringsbøder)
- Markant mindre manuelt arbejde
- Hurtigere og mere ensartet sagsbehandling
- Bedre og mere konsistent datakvalitet
Samtidig er fejl lettere at identificere og håndtere, fordi processerne er standardiserede.
En mere effektiv hverdag i organisationen
Automatiseringen har ikke kun skabt effektivitet, men også ændret arbejdsdagen for medarbejderne.
Tidligere var mange opgaver præget af gentagelser og efterslæb. I dag er situationen en anden:
“Vi var altid bagud… nu er vi foran.”, forklarer Jonas Kamp-Jensen, der er IT Project Manager hos Sixt.
Ressourcer er flyttet fra manuelle rutineopgaver til mere værdiskabende arbejde, og særligt økonomiafdelingen har oplevet en markant forbedring.
“Det har skabt liv og glade dage i økonomiafdelingen.”, fortæller Jonas Kamp-Jensen med et smil.
Fra effektivisering til strategisk kapabilitet
Automatisering var i udgangspunktet et taktisk initiativ. I dag er det blevet en strategisk del af Sixts måde at drive forretning på.
“Valget af Witrics har været et strategisk valg… vi kan løbende skalere automatisering i forretningen.”, fortæller Jonas Kamp-Jensen videre.
Sixt arbejder nu aktivt med at identificere nye processer, der kan automatiseres og udvider løbende anvendelsen.
Et samarbejde som en integreret del af forretningen
Samarbejdet med Witrics beskrives som tæt og integreret:
“Det føles som en afdeling i Sixt.”
Den løbende dialog og forståelse for forretningen har været afgørende for både implementering og videre udvikling.
Konklusion
Med automatisering har Sixt ikke blot reduceret manuelt arbejde.
De har etableret et fundament for en mere skalerbar, stabil og datadrevet forretning.
