Hvad er RPA eller Robotic Process Automation?
RPA står for Robotic Process Automation og er et af de hotteste teknologier lige nu.
Mange danske virksomheder ser software robotter også kendt som RPA som en effektiv vej til at spare tid og penge på deres rutine opgaver. Men RPA er selvfølgelig meget mere end det.
Vi har lavet en guide til ”Hvad er RPA?”, samt hvilke fordele du kan få af RPA og øget automatisering i din dagligdag.
Læs nedenstående, og på under 10 minutter, vil du vide hvad RPA er, og hvordan du laver software robotter.
Hvad er RPA?
Software robotter automatiserer dine arbejdsopgaver
RPA er også kendt som software-robotter, kontor-robotter, digitale assistenter eller virtuelle assistener. Det er et stykke software, der er beregnet til at udføre de sammen handlinger du laver, når du arbejder med din computer. Kort sagt, den kan efterligne, det vi som mennesker kan udføre ved hjælp af mus og tastatur… men også meget mere….
RPA bruges til at automatisere arbejdsopgaver, så det bliver letter for medarbejdere at løse sine daglige arbejdsopgaver. Det giver gode muligheder for at spare tid, forbedre kvalitet, minimere fejl, øge arbejdsglæden eller give bedre kundeservice.
Robotterne bruges ofte til at løse arbejdsopgaver der gentages igen og igen. Der findes rigtig mange opgaver i alle virksomheder, hvor medarbejderne kan få stor gavn af software robotter.
Software robotterne kan arbejde på tværs af alle programmer og systemer – helt ligesom vi mennesker. Forskellen er blot at disse robotter kan arbejde non-stop, hurtigere og er 100% nøjagtige og præcise.
Hvorfor RPA?
Software-robotter har de samme digitale kompetencer som os mennesker. Tænk på det som en digital assistent, der kan bruge systemer og programmer på samme måde som os, når vi arbejder på vores computer.
En software-robot kan aflæse og kopiere data, beregne, redigere og flytte filer, skrive e-mails, hente data fra websites, logge på programmer, indtaste data i applikation og meget mere. Robotter kan tilpasses til ethvert system og du behøver derfor ikke at skifte it-system eller proces for at kunne bruge software robotter.
Software robotter tager kort tid at bygge
Robotterne er lette at bygge og bruge, så du kan hurtigt komme i gang med RPA-teknologien til at bygge dine kontorrobotter. Hvis du kan trykke på en optag knap i en applikation, så er du allerede klar til at bygge en RPA Løsning.
Derudover benytter RPA værktøjerne sig af en træk og slip (drag and drop) brugerflade. Her kan du trække og flytte dine elementer til at bygge den ønskede RPA Robot.
De administrative robotter kan planlægges til at køres på et bestemt tidspunkt eller gentaget tidspunkt som f.eks. hver tirsdag kl. 06.30, sidste hverdag i måneden, eller hver morgen inden folk møder på arbejde. Det tilpasses helt efter dine behov. Derudover er det også muligt at starte robotterne via din telefon.
Hvordan kan softwarerobotter spare dig penge?
Tænk på hvilke repetitive arbejdsopgaver I har i din virksomhed?
Hvor mange opgaver har I f.eks. i økonomiafdelingen, kundeservice, salg og HR,
som gentages med et bestemt interval, dagligt, ugentligt, månedligt el.?
Disse arbejdsgange kan let automatiseres med RPA.
Når et RPA-projekt implementeres giver det fordele fra dag 1. Tænk på hvordan I kan opnå en højere produktivitet, sænkede driftsomkostninger og få færre fejl.
RPA hjælper også med at øge kunde- og medarbejdertilfredsheden i form af at frigøre medarbejdere til at gøre, hvad de gør bedst – nemlig at have mest fokus på kunderne og løse problemer, analysere og optimere forretningen.
RPA er hurtigt tjent hjem
Derudover tager RPA robotter ikke lang tid at udvikle. Robotterne kan ligeledes køre i døgndrift og kan derfor udføre mere arbejde end os mennesker. Det vil sige at besparelsen hurtigt giver sig til kende. Den store ejendomsadminstrator virksomhed Newsec har automatiseret mange af deres manuelle processer, som har frigivet medarbejdernes dyrebare tid. Her viste RPA at være en så god løsning at de droppede at beregne på business cases.
Øg Din Produktivitet
Sænk Dine Drift omkosninger
Hurtig Implementering
& ROI
Fjern Menneskelige Fejl
Frigiv Tid Hos Medarbejderne
Hvor kan RPA bruges?
RPA kan hjælpe i stort set alle virksomheder
RPA-teknologien kan bruges i næsten alle industrier. Da alle industrier på den ene eller anden måde gør brug af computere, IT-systemer og programmer.
RPA-robotter bruges bl.a. i høj grad i sundhedssektoren, hvor præcision og overholdelse af regler og love er vigtigt. Derfor benytter flere sygehuse og apoteker robot automatisering til at styre informationer og data.
Her bruges administrative robotter til f.eks. at indhente patient data, opdatere produkter og sende recepter.
Her kan du læse et rigtigt eksempel om hvordan Apoteksvæsnet på Færøerne bruger robotter til at opdatere over 6000 produkter – helt automatisk.
RPA er et stærkt optimerings-værktøj, som gør det muligt at optage en arbejdsopgave udført på computeren, og dernæst kan robotten udføre den samme opgave uden menneskelig indblanding.
RPA-robotter kan ses som en virtuel efterligner.
RPA Løsninger bruges til at automatisere den daglige drift
Bilbranchen har også nydt fordelene af RPA. Her kan softwarerobotter bl.a. bruges til at besvare kundehenvendelser, opdatere bil-informationer og booke tid til service. Derudover har RPA robotter vist sig at være en stor hjælp til at indregistrere biler hos bilforhandlere.
Ejner Hessel besparer 47 arbejdstimer per dag med en software robot til at indregistrere op til 350 biler om dagen.
Udlejning af ejendomme kræver meget administration. Her skal der håndteres lejekontrakter, indflytte, fraflytte lejere, kontrollere lejeindtægter og forbrug. Ejendomsforvalteren Newsec fik udviklet 82 robotter på under et år til at automatisere den daglige drift.
Hvordan virker RPA i praksis?
RPA Software som UiPath eller Microsoft Power Automate bruges
RPA-robotter kan efterligne alle de opgaver vi i dag løser med vores computere.
Softwarerobotterne bygges gennem software værktøjer som UiPath eller Microsoft Power Automate. Værktøjerne til at bygge RPA er meget intuitive og kræver ikke kendskab til programmering.
Det første trin i implementering af RPA, er at beslutte hvilke processer der skal automatiseres. Dernæst skal softwarerobotterne bygges og testes. Til sidst tages RPA robotterne i brug og forbedres løbende. Det er også let at videreudvikle på en robot. Det vil sige at man kan starte i det små og bygge mere på med tiden. På den måde øger man automatiseringen hele tiden.
Hvilke processer kan automatiseres?
De mest egnede processer for RPA-automatisering er kendetegnet af at være:
- Repetitive
- Manuelle
- Rutineprægede
- Tidskrævende
- Opgaver som ikke behøver personlig interaktion
Vi har mange års erfaring med at kortlægge og optimere processer, og vi hjælper dig også gerne med at få udvalgt de bedst egnede processer og vurderet værdien for jeres virksomhed. På den måde kan I prioritere det der giver mest værdi først.
RPA Eksempler
Robotic process automation (RPA) kan lave de opgaver som vi i dag løser med vores computer.
RPA-robotten kan logge ind i systemer, flytte filer, flytte informationer, sortere e-mails, hente data fra samarbejdspartner og meget mere. Nedenfor ses der en figur over eksempler på RPA.
Logge sikkert ind i IT-system
Flytte filer og mapper
Finde informationer i dokumenter og PDF-filer
Redigere felter i Excel og programmer
Læse e-mails
Sende e-mails og vedhæfte filer
Kopiere data fra internettet
Læse og skrive til databaser
Lave beregninger
Ønsker du at se et rigtigt eksempel på RPA i praksis? Så tag fat i os.
Vi tilbyder en gratis og uforpligtende demo af RPA-teknologien.
Eller skriv til os, så giver vi dig inspiration og rådgivning.
Hvordan kommer jeg i gang med RPA?
En assisteret implementering hjælper med at træffe den bedste beslutning omkring den nye måde at arbejde på. Det er vigtigt ikke at se RPA som et enkeltstående projekt, men som en forandring af måden at drive din forretning på.
I forbindelse med en implementering af RPA anbefales det at gå systematisk til værks.
Her ses en række trin som anbefales for at få en succesfuld implementering.
- Se eksempler og cases
- Identificer manuelle og repetitive processer
- Søg sparring om hvilke arbejdsopgaver, der er egnet
- Vurder gevinst-mulighederne i din samlede forretning
- Afprøv proof-of-concept
- Automatisér første arbejdsproces
- Test RPA-løsningen
- Estimer effekt af automatiseringen
- Kig bredt i din forretning efter forbedringsmuligheder
- Sæt retning og justér løbende
- Trinvis forbedringer
- Systematisk håndtering
- RPA skal hjælpe med at udvikle og optimere forretningen
Skal vi også hjælpe dig med starte jeres RPA rejse?
FAQ - Ofte stillede spørgsmål til RPA
Hvad betyder RPA?
RPA betyder Robot Process Automation og dækker over udvikling af software robotter som kan opføre sig som mennesker i systemer og software programmer.
Hvad er RPA kort fortalt?
RPA er proces optimering, hvor der bygges digitale robotter til at udføre daglige opgaver. RPA er derfor en måde til optimering af processer, som kan spare mange ressourcer i organisationen.
Hvorfor skal jeg bruge RPA?
Fordi RPA kan automatisere en arbejdsgang fra start til slut og derved frigøre dyrebar tid og ressourcer.
RPA kan fjerne menneskelige fejl og forøge produktiviteten i organisationen.
RPA er med andre ord en investering i din forretning som kan skabe bedre ROI (Return On Investment) end mange andre IT-tiltag.
Hvor lang tid kræver RPA?
RPA er hurtigt at udvikle og gevinsterne står klar til høstning så snart udviklingen er færdig. Før RPA-udviklingen kan begynde, skal der besluttes hvilke processer der skal automatiseres. Til at udvikle RPA kan virksomheden bruge egne medarbejdere som trænes eller bruge en ekstern RPA samarbejdspartner, der er erfaring med at udvikle.
En typisk RPA-opgave tager omkring 1-5 dage at udvikle for en trænet RPA udvikler. Så snart at opgaven er sat i værk, er der minimal vedligeholdelse, medmindre at systemet eller applikationen ændrer design.
En RPA-implementering i samarbejde med Witrics er i gennemsnit realiseret indenfor 4 uger.
Hvordan kommer jeg i gang med RPA?
Det er let at komme i gang med RPA. Dog garanterer opstart af RPA ikke succes på den lange bane. Før du begynder, anbefales det at du søger inspiration i use cases og sparring.
Implementering af RPA er en langsigtet indsats, som betyder ændring både på det operationelle og kulturelle plan. Du vil få brug for et dygtigt hold, træning og de rigtige værktøjer. Dette er alt sammen noget vi kan hjælpe med. Derudover står vi klar til at hjælpe dig med at kortlægge og vælge de rigtige processer.
Hvordan bliver jeg god til RPA?
For at blive god til RPA kræver det interesse og tid. Der skal bruges tid på at læse om RPA og prøve det i praksis. Det kræver altså træning som med alt andet.
Det har vist sig for mange virksomheder at være en god investering at blive trænet i RPA. Træning giver et rigtig godt grundlag for at finde velegnede arbejdsgange til automatisering. Derudover hjælper træning til kreativitet ift. hvordan virksomheden kan drives endnu bedre.
Et kursus giver desuden de nødvendige kompetencer til RPA og skaber et større engagement hos kursisterne. F.eks. lærte en kursist med ingen RPA erfaring at bygge hendes egen robot til indregistrering af biler på et af vores kurser.
Hvilke processer kan automatiseres?
Processer som er kendetegnet ved at være repetitive, manuelle, regelbaserede og rutinepræget passer godt til at blive automatiseret.
Hvad er UiPath?
UiPath er det førende software til at udvikle RPA. I UiPath bygger du dine software robotter via en drag and drop brugerflade.
UiPath giver dig redskaberne til let at komme i gang med administrative robotter.
Hvad er en RPA Konsulent?
En RPA konsulent er en konsulent, der har specialiseret sig i Robotics og Software robotter.
RPA konsulenten hjælper med at designe, udvikle, teste og implementere proces automatisering.
Du kan hyre en RPA konsulent på timebasis eller som fastansat.
Hvad koster RPA?
RPA kan implementeres med få omkostninger sammenlignet med traditionel IT. Dette skyldes at der ikke kræves ændringer til it-systemer eller applikationer og RPA hurtigt kan implementeres.
Omkostninger til RPA indebærer udgifter til udvikling, licens, træning og drift.
Licensomkostningerne er afhængigt af hvilket værktøj der vælges og omfang af projekt. Derudover vil der være træning af medarbejdere og evt. konsulent hjælp. I Danmark koster en RPA-konsulent mellem 1200-1800 i timen afhængig af erfaring.
Vores kunder oplever typisk at investeringen er tilbagebetalt inden for de første 5-11 måneder.
Derudover tilbyder vi også en RPA som service, hvor du blot betaler efter forbrug af robotten. Vi hjælper dig med at udvikle robotter til det, du gerne vil have automatiseret.
Vi står for alt vedligeholdelse og overvågning af robotten, så du behøver ikke investere tid i at forstå og bygge software robotter. Det eneste du skal gøre, er blot at fortælle vores erfarne proces konsulenter hvilke behov du har. Dernæst får du inspiration og gode idéer til, hvordan din virksomhed kan udnytte automatisering bedre.
Med denne service model, betaler du altså kun for forbrug og resultater. Du behøver samtidig ikke at bekymre dig om teknologien bagved.
Hvilket RPA Værktøj er bedst?
Hvis man måler udelukkende på popularitet, er UiPath i skrivende stund det bedste værktøj til RPA.
Hvis du bruger Office 365 pakken og ønsker at automatisere heri som f.eks. Excel, Word og Sharepoint, så er Power Automate det bedste alternativ.
