Hvordan kommer man godt i gang med automatisering? For mange virksomheder er udfordringen ikke længere at se mulighederne i AI og automatisering. Den svære del er at finde ud af, hvor man skal starte – og hvilke processer det faktisk giver mening at automatisere. For selvom mange manuelle opgaver teknisk set kan automatiseres, er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at de bør automatiseres.
Det handler om at finde de processer, hvor automatisering kan skabe reel værdi for virksomheden og medarbejderne.
Det sætter vi fokus på i næste udgave af WITRICS Sessions, som afholdes online den 27. august kl. 10.00.
Hvilke processer skal man starte med at automatisere?
En af de vigtigste beslutninger bliver truffet, før den første automatisering overhovedet bliver udviklet: Valget af proces.
Det kan være fristende at starte med den første manuelle opgave, man støder på. Men potentialet er ikke nødvendigvis størst dér, hvor en opgave umiddelbart ser lettest ud at automatisere.
Et bedre udgangspunkt er at se systematisk på virksomhedens arbejdsgange og identificere de processer, hvor automatisering kan gøre en reel forskel.
Det kan eksempelvis være processer, der:
- udføres ofte og følger relativt faste arbejdsgange
- indeholder mange manuelle indtastninger eller opslag
- kræver, at medarbejdere flytter information mellem forskellige systemer
- tager uforholdsmæssigt meget tid
- er forbundet med risiko for menneskelige fejl
- skaber flaskehalse eller lange behandlingstider
- varierer meget i belastning og derfor kan have behov for ekstra kapacitet
Når man vurderer mulighederne, er det samtidig vigtigt at se på mere end selve teknologien.
Hvordan påvirker processen kunderne? Hvor meget tid bruger medarbejderne på den? Hvad sker der, når der opstår fejl? Og hvad kunne medarbejderne bruge tiden på, hvis dele af arbejdet blev automatiseret?
Det er ofte her, den egentlige værdi bliver synlig.
Automatisering handler ikke kun om at spare tid
Tidsbesparelser er en af de mest oplagte gevinster ved automatisering – men langt fra den eneste.
En automatisering kan eksempelvis bidrage til:
- færre fejl
- kortere behandlingstid
- ensartet kvalitet
- større kapacitet
- bedre mulighed for at skalere
- bedre kundeoplevelser
- frigivelse af medarbejdernes tid til mere værdiskabende opgaver
Forestil dig eksempelvis en administrativ proces, der tager 10 minutter og gennemføres 100 gange om ugen.
Isoleret set virker 10 minutter måske ikke af meget. Men over et år bliver det til mere end 800 arbejdstimer.
Og hvis processen samtidig indebærer manuelle indtastninger, ventetid eller risiko for fejl, kan den samlede gevinst ved automatisering være væsentligt større end den umiddelbare tidsbesparelse.
Derfor bør spørgsmålet ikke kun være:
Hvor mange timer kan vi spare?
Men snarere: Hvilken værdi kan vi skabe ved at automatisere denne proces?
Sådan bygger du en business case for automatisering
Når en potentiel proces er identificeret, er næste skridt at vurdere, om den udgør en god business case.
Her bør man både se på den forventede gevinst og på, hvad det kræver at udvikle, implementere og drive automatiseringen.
En relativt simpel proces med stor volumen kan eksempelvis have en stærkere business case end en meget tidskrævende proces, der kun gennemføres få gange om året og kræver omfattende specialudvikling.
En god business case for automatisering kan derfor blandt andet tage højde for:
Volumen
Hvor ofte udføres processen?
Tidsforbrug
Hvor meget medarbejdertid bruges på processen i dag?
Kompleksitet
Hvor mange systemer, beslutninger og undtagelser indgår i processen?
Fejl og kvalitet
Hvor ofte opstår der fejl, og hvad er konsekvensen af dem?
Skalerbarhed
Vil automatisering gøre det muligt at håndtere en større volumen uden tilsvarende flere ressourcer?
Medarbejderværdi
Kan automatiseringen frigøre tid fra repetitive opgaver til arbejde, hvor medarbejdernes faglighed skaber større værdi?
Kundeværdi
Kan processen blive hurtigere, mere stabil eller give kunden en bedre oplevelse?
Den stærkeste business case er derfor ikke nødvendigvis den automatisering, der sparer flest minutter. Det er den, hvor forholdet mellem investering, kompleksitet og den samlede forretningsmæssige værdi er attraktivt.
Hvor kommer AI ind i billedet?
Udviklingen inden for AI betyder samtidig, at flere typer processer kan automatiseres end tidligere.
Traditionel automatisering er særligt effektiv, når en proces følger klart definerede regler og arbejder med strukturerede data. AI kan udvide mulighederne til processer, hvor der eksempelvis skal arbejdes med dokumenter, tekst eller andre former for mindre struktureret information.
Det betyder ikke, at alle processer nu bør automatiseres med AI. Tværtimod er det stadig afgørende at begynde med selve forretningsbehovet.
Den relevante teknologi bør vælges ud fra den proces og det problem, virksomheden ønsker at løse – ikke omvendt.
Start småt – men tænk større
Den første automatisering behøver ikke være virksomhedens største eller mest ambitiøse projekt.
Det kan være en fordel at begynde med en relativt overskuelig proces, hvor potentialet er tydeligt, og hvor resultaterne hurtigt kan måles.
Det giver virksomheden mulighed for at opbygge erfaring med både teknologi, implementering og organisering – samtidig med at medarbejdere og ledelse kan se konkrete resultater.
Men det er værd allerede fra begyndelsen at tænke lidt længere frem.
Hvis den første automatisering bliver en succes, hvad er så den næste proces? Hvordan identificerer I løbende nye muligheder? Hvem skal eje arbejdet med automatisering? Og hvordan sikrer I, at automatisering bliver en del af virksomhedens løbende udvikling frem for enkeltstående projekter?
Det er ofte bevægelsen fra én god automatisering til en systematisk tilgang til automatisering, der for alvor åbner for potentialet.
Webinar: Kom godt i gang med AI og automatisering
Hvordan finder man så de rigtige processer i praksis?
Det ser vi nærmere på i næste udgave af WITRICS Sessions.
På 45 minutter deler vi vores erfaringer med, hvordan virksomheder kan identificere de rigtige muligheder og komme fra den første idé til en automatisering, der skaber reel værdi.
Du får blandt andet:
→ Konkrete råd til at komme i gang
→ Indblik i, hvad der kendetegner en god business case
→ En konkret case fra en dansk virksomhed
Webinaret er for dig, der er nysgerrig på mulighederne med AI og automatisering – uanset om I allerede har automatiseret de første processer eller stadig overvejer, hvor det giver bedst mening at begynde.
WITRICS Sessions
Fra idé til automatisering og AI
Dato: 27. august 2026
Tid: Kl. 10.00
Varighed: 45 minutter
Format: Online
Deltagelse: Gratis
